在這個資訊唾手可得、線上會議習以為常的時代，為什麼我們仍需要大費周章地舉辦實體會議？當台下的聽眾頻頻滑手機、處理個人私事時，不僅講者可能受到影響，會議成效也將變得不如預期，究竟是聽眾不專心、還是會議設計出了問題？

由三人恆好主辦的「企劃小聚」，今年首場特別以實體形式舉辦，邀請到擁有豐富國際會議設計經驗的桔本股份有限公司執行長蔣涵如 Han 來分享，透過「會議設計」（Meeting Design）與「會議引導」（Meeting Facilitation）的實戰經驗分享與分組實作，帶領與會者重新解構面對「實體會議」的意義，探討如何創造一場讓與會者捨不得低頭的精彩會議。

為何要設計會議？為了解決「大家都在睡」

當會議內容不符合預期或過於單調時，聽眾往往陷入一心多用的情況，處理工作、打瞌睡都是常見的現象，針對這個會議痛點，Han 分享了她投身「會議設計」的初衷。

自 2006 年走入會展產業以來，Han 經手過上百場國際會議，卻發現無論台上的講者多麼專業、名聲多麽響亮，台下的聽眾都有可能因為冗長的會議分心。在 2017 年 ICCA 國際會議協會的年會上，Han 參與「Monday Morning Wake Up Call」的演講，當中，她結識了來自荷蘭的會議設計師，這場演講場地昏暗、講者不選擇站立於主舞台的獨特開場等環節，讓 Han 開始對於會議設計燃起了好奇與熱情，之後更進一步思考如何幫助台灣的會展產業進行升級。

打破舊有框架  實體會議的價值在於「連結」

在 AI 與數位工具發達的現在，單向的資訊傳遞已不再是實體會議的首要任務。Han 強調，實體會議的核心價值應該在於「創造連結」，如果僅僅將與會者侷限在演講型的座位中，便難以打破隔閡。

為了建構出有意義的對話空間，Han 認為透過拉近講台與與會者之間的距離、甚至是捨棄舞台與舞台背板，這類「打破空間界線」的場景設計，可以使講者的發言權不再顯得過於高高在上，相比課堂式的舉手投票，主持人或會議引導師能邀請與會者在會議開場時起身，依照產業別、資歷深淺等分配各自的站位區塊（例如行銷產業站左側、服務業站右側），這樣的 Body Vote 更能帶動與會者的參與感，同時也能快速讓講者明白聽眾輪廓，進而調整演講的深度。

化身會議設計師：設計一場讓人不願低頭的論壇

當天現場，Han 也將會議設計穿插於小聚中，邀請大家分組規劃議程，每組分別拿到「專題演講」、「小組會議」、「茶敘交流」及「開場」等不同的會議流程卡，透過會議主辦方的視角，思考如何設計出一場有趣的會議。

來自公關產業的褚先生認為應該刪減不必要的流程、從事媒體行銷產業的柯小姐則認為應該將最燒腦的專題演講、政策論壇安排在會議上半場，下半場可規劃較爲輕鬆的交流與餐敘，而像是醫療科技產業的謝小姐也提出「動靜交錯」的會議設計思維，將會議中的靜態演講和動態互動環節（如茶敘、大風吹等）穿插排序，避免長時間坐著致使疲勞。

另外，從業於法律事務所的楊律師也強調與會者的 Output 至關重要，因此在會議場邊設計了「商業媒合牆」或「許願牆」等概念，讓與會者不僅是接收者（Input）的角色，能在實體會議中回應商業合作的目的，促成實體交流的意義。

會中，Han 也分享了一個有趣的觀察，她說，兩人交流時，比較容易讓內向者拋開尷尬的交談；但若要小組討論，建議四到五人一組是會議設計師認為最適合的分組討論人數，因為當小組人數太多，很有可能無法讓每一個人都有發表意見的機會，小組討論的功能就沒有辦法充分發揮。

完美會議的迷思？不應只關注流程與滿意度

如果希望讓與會者都願意放下手機，那麼除了在意流程是否順暢，及餐點是否滿意，更應該聚焦在「會議目的」，所以會議元素都可以因應需求彈性調整。Han 認為，一般的講者都不是受過 TED 專業訓練的演說家，時間過長的單向演講，容易使台下與會者注意力分散，所以盡量不要安排講者單項式的演講時間超過 12 分鐘，建議可搭配會議引導師透過問答環節來補足完整度。

而會議場上的角色也應該被設計清楚，例如主辦單位不只是 Organizer，而是「會議擁有者（Meeting Owner）」，講者不是 Speaker，而是「內容提供者（Content Provider）」，其中「會議引導師」就肩負了流程串聯與引導對話的重要角色。

再來，如果需要參與者填寫會後回饋問卷，我們要如何讓問卷發揮效用，而不是流於形式？Han 建議，問卷的題目可以將「你下次會再來參加嗎？」改成「你會願意分享這場活動給其他人參加嗎？」如此更能直接判斷出參與者是否認為這場會議有價值。

永續的另一種答案  讓每一次參與都值得

Han 分享，永續從來不只是減碳或碳排的課題，作為同樣關注永續議題的策劃者，我們更在意的是一種常被忽略、卻最稀缺的資源，那就是「時間」。每一位與會者與講者願意撥出時間參與，背後代表的是投入、專注與信任，而這些無形成本，往往比任何有形資源更昂貴。

因此，我們設計內容與流程時，始終以「時間是否被好好使用」作為基本判準，讓每段分享都能回應問題、讓每次交流都能留下可被帶走的價值。除了時間之外，與會者的智慧同樣珍貴，我們相信「集體智慧」不是修辭，而是一場活動真正的核心，當不同經驗的人得以在同一個空間互相啟發、共同推進理解，那本身就是永續的另一種實踐。